Sistemas de Gestão: Como a Tecnologia Ajuda Sua Associação na Nova Lei

A LC 213/2025 trouxe exigências que mudam a rotina de qualquer associação de proteção veicular. Reserva de dinheiro para sinistros futuros, relatórios para a SUSEP, governança com separação de funções, auditoria externa. Tudo isso precisa funcionar de forma organizada, rastreável e com números confiáveis.

E aqui está o ponto: quem já opera com um bom sistema de gestão está gastando muito menos para se adequar. O grosso dos controles que a lei exige já está automatizado. Quem ainda depende de planilha, por outro lado, vai precisar correr.

A Planilha Não Aguenta Mais

Muita associação cresceu gerenciando tudo em planilhas. Rateio no Excel, controle de associados em uma tabela, sinistros em outra. Funcionava quando a operação era menor e ninguém fiscalizava.

Agora, com 2.217 associações cadastradas na SUSEP (AAAPV, julho/2025), o cenário mudou. A SUSEP vai pedir relatórios periódicos, comprovação de reservas e documentação de governança. A planilha não tem trilha de auditoria, não calcula provisão atuarial, não gera relatório padronizado e não controla quem acessou ou alterou cada dado.

Não é exagero: a multa por descumprimento pode chegar a R$ 35 milhões, triplicável em caso de reincidência, até R$ 105 milhões (LC 213/2025). E os diretores respondem pessoalmente. A margem para erro diminuiu.

O Que Um Bom Sistema Faz por Você

Um sistema de gestão especializado para proteção veicular não é um ERP genérico adaptado. É uma plataforma construída para o dia a dia da associação, com módulos que cobrem toda a operação: do primeiro contato com o associado até o pagamento do sinistro.

No mercado brasileiro, os ERPs verticais mais conhecidos para o setor são o Hinova e o SGA. Cada um tem suas particularidades, mas o conceito é o mesmo: automatizar o que antes era manual e garantir que a operação esteja organizada para a fiscalização.

Para quem está avaliando a questão financeira da adequação, nosso artigo sobre quanto dinheiro sua associação precisa ter em caixa complementa bem essa visão.

Vistoria Digital: O Fim das Fraudes

A vistoria de entrada é um dos processos mais críticos de qualquer associação. É nela que você avalia o estado do veículo antes de aceitar o associado. Quando feita só no papel, com fotos enviadas sem controle, as fraudes aparecem: fotos antigas, veículos com danos escondidos, placas clonadas.

A vistoria digital resolve isso com tecnologia:

• Câmera do celular com app próprio: o associado ou o vistoriador tira as fotos pelo aplicativo da associação. As imagens são capturadas em tempo real, sem possibilidade de enviar fotos antigas.
• Inteligência artificial para detectar danos: o sistema analisa as fotos automaticamente e identifica riscos, arranhões e danos pré-existentes que poderiam virar sinistro falso depois.
• Cruzamento com o SENATRAN: a placa e o chassi do veículo são verificados contra a base da Secretaria Nacional de Trânsito. Veículos clonados, com queixa de roubo ou com pendências são barrados na hora.
• Geolocalização e metadados: cada foto registra onde e quando foi tirada. Isso impede que alguém envie fotos feitas em outro local ou em outra data.

O resultado prático: redução drástica de fraude documental. A associação aceita menos risco ruim, e isso se reflete diretamente no rateio. Menos fraude significa menos sinistro, que significa rateio mais justo para todos os associados.

Reserva Atuarial em Tempo Real

Esse é um dos pontos mais técnicos da nova lei, e também um dos mais importantes. A LC 213/2025 exige que toda associação mantenha provisões técnicas. Em linguagem simples: reserva de dinheiro para cobrir sinistros futuros.

São dois tipos principais:

• IBNR (sinistros que já aconteceram, mas ninguém avisou ainda): o associado bateu o carro na terça, mas só comunicou na segunda seguinte. A associação precisa ter dinheiro reservado para esses casos, mesmo antes do aviso.
• PSL (sinistros pendentes de pagamento): o associado já avisou, a regulação está em andamento, mas o pagamento ainda não saiu. Esse valor precisa estar separado.

Calcular essas reservas exige dados históricos de sinistralidade, projeções estatísticas e atualização constante. Um atuário pode fazer isso, mas o custo é alto e o cálculo precisa ser refeito todo mês. Sistemas de gestão especializados, como o Intellaris, já calculam a reserva atuarial em tempo real, atualizando os valores conforme novos sinistros entram e os antigos são pagos.

Sinistros em Minutos, Não em Dias

O processo de sinistro sempre foi o calcanhar de Aquiles da proteção veicular. O associado avisa, manda fotos, espera o perito, espera a aprovação, espera o pagamento. Dias ou semanas de espera. Cada dia de demora é um dia de insatisfação.

A tecnologia encurtou isso de duas formas:

Aprovação rápida de sinistros simples

Para casos de baixa complexidade (para-choque amassado, vidro trincado, retrovissor quebrado), o sistema usa inteligência artificial para analisar as fotos do dano, comparar o orçamento da oficina com tabelas de preço de mercado e aprovar o reparo automaticamente. Sem perito físico, sem espera. Em alguns sistemas, esse processo leva minutos.

Chatbots no WhatsApp, 24 horas por dia

O associado abre o WhatsApp, envia a mensagem, e o chatbot orienta: pede as fotos, registra o sinistro, aciona o guincho e manda atualizações automáticas sobre o andamento. Sem fila de call center, sem horário comercial, sem precisar de um atendente para cada ligação.

O impacto vai além da satisfação do associado. Com sinistros resolvidos mais rápido, a associação reduz o custo fixo de call centers e equipe de regulação. E para a nova lei, ter um processo de sinistro organizado e documentado é parte do que a SUSEP vai avaliar na fiscalização.

Como Escolher o Sistema Certo

Nem todo sistema serve para toda associação. O tamanho da operação, o número de associados, os tipos de veículo protegidos e o orçamento disponível influenciam na escolha. Mas alguns critérios são universais:

1. É especializado no setor? Um ERP genérico não vai ter módulo de rateio, vistoria digital ou cálculo de reserva atuarial. Procure plataformas construídas para proteção veicular.
2. Gera relatórios para a SUSEP? A adequação à nova lei exige relatórios específicos. Se o sistema não gera, você vai precisar montar manualmente, o que anula boa parte da vantagem.
3. Tem controle de acessos e trilha de auditoria? A lei exige separação de funções (quem decide, quem executa, quem fiscaliza). O sistema precisa refletir isso com perfis de acesso diferentes e registro de todas as ações.
4. Calcula reservas atuariais? Esse módulo evita a necessidade de contratar um atuário externo para cada atualização mensal. Nem todos os sistemas oferecem isso.
5. Integra cobrança automatizada? Pix, cartão de crédito, boleto: quanto mais canais de cobrança, menor a inadimplência. E menor a inadimplência, mais saudável o fundo de rateio.
6. Tem suporte para vistoria digital? Se o sistema não oferece vistoria pelo celular com geolocalização e cruzamento de dados, você vai precisar de uma ferramenta separada.

Converse com outras associações do setor. Peça demonstração. Teste com uma operação pequena antes de migrar tudo. E lembre: o custo do sistema se paga com a redução de fraudes, a diminuição de inadimplência e o tempo que você economiza para se adequar à nova lei.

Comece Agora, Gaste Menos Depois

A adequação à LC 213/2025 não é opcional. Os prazos estão correndo e a SUSEP já está fiscalizando. A diferença entre gastar pouco e gastar muito está na organização: quem já tem processos digitais vai adaptar o que existe. Quem está no manual vai precisar construir tudo do zero.

Se sua associação ainda opera com planilhas, a primeira decisão prática é escolher um sistema. Não precisa ser o mais caro nem o mais completo. Precisa ser um que cubra o básico: rateio, sinistros, relatórios e controle de acessos.

Se já usa um sistema, verifique se ele tem os módulos que a nova lei exige: reserva atuarial, relatórios SUSEP, trilha de auditoria. Se não tem, converse com o fornecedor sobre atualizações ou avalie alternativas.

Para entender todas as exigências da nova lei, leia Nova Lei da Proteção Veicular: O Que Muda. E para organizar os prazos de adequação, confira nosso cronograma prático.

Fontes: LC nº 213/2025; Resolução SUSEP nº 49/2025; Resolução CNSP nº 483/2025; AAAPV; Circular SUSEP nº 635/2021 (Open Insurance).